Uitbesteding en governance
Uitbesteding van bureau-faciliteiten en overige werkzaamheden
ECP heeft zelf geen personeel in dienst. Het bestuur heeft ervoor gekozen de uitvoering van de activiteiten uit te besteden. De opdrachtnemer is LunaVia. LunaVia is een onderneming (BV) met als doelstelling het ontzorgen van stichtingen en verenigingen en het bieden en onderhouden van een relevant netwerk. De uitbesteding heeft het voordeel dat de Stichting flexibel is bij de aanname en uitvoering van werkzaamheden. Het bestuur heeft bij deze uitbesteding zorg gedragen voor een goede governance. LunaVia (voor de naamswijziging in 2021 was de naam ProSec) is ontstaan bij de oprichting van ECP en is in de afgelopen jaren meerdere klanten gaan bedienen. In de afgelopen jaren heeft het bestuur geen reden gezien om de samenwerking met LunaVia te veranderen, anderzijds is er geen automatisme in die samenwerking. Het bestuur behartigt de belangen van de verschillende stakeholders bij ECP op een zodanige wijze dat er effectief en efficiënt aan de doelstellingen van ECP wordt gewerkt.
Het bestuur van ECP heeft LunaVia in het kader van de overeenkomst van diensten ook gevraagd de directiefunctie van ECP in te vullen. Op basis van de afgesloten overeenkomst met LunaVia betaalt ECP uitsluitend een all-in vergoeding op basis van bestede uren van het voor haar werkzame personeel. Op het moment dat, als gevolg van een afname van het aantal aan ECP verstrekte opdrachten, een inkrimping van personeel noodzakelijk is, kan dit zonder financiële gevolgen voor ECP op korte termijn gerealiseerd worden. Flexibele uitbreiding wordt eveneens verzorgd door LunaVia indien de werkzaamheden juist toenemen.
Voor specifieke expertise en externe communicatie-kosten zoals websites, ontwerp/design, drukwerk en eventlocaties besteedt ECP de werkzaamheden conform de geldende juridische kaders en procedures uit aan leveranciers die daarvoor per activiteit geselecteerd worden.
Subsidies
In aanvulling op de inzet en financiële bijdragen van deelnemers van ECP en van partners in projecten en programma’s, vraagt ECP subsidies aan voor specifieke activiteiten in projecten die bijdragen aan de beleidsdoelen van overheidsorganisaties. De subsidieaanvragen en de uitvoering daarvan worden door de bevoegde controle instanties van de betreffende overheidsorganisaties gecontroleerd. Daarnaast controleert een onafhankelijke accountant in opdracht van het bestuur dat ECP voldoet aan de gestelde voorwaarden door subsidieverstrekkers en vanuit relevante wetgeving.
Vanwege de neutrale rol en de aard van de werkzaamheden doet ECP zelf niet mee aan aanbestedingen voor opdrachten vanuit overheden.
Governance maatregelen
Het bestuur van ECP is verantwoordelijk voor het toezicht op de bedrijfsvoering van ECP waarbij diverse uitgangspunten en procedures worden gehanteerd. Een beschrijving van de governance maatregelen is terug te vinden in het meest recente jaarverslag van ECP. Het bestuur van ECP heeft de werkwijze in de afgelopen jaren meermaals toegelicht aan de overheid en anderen. Het bestuur en directie zijn te allen tijde bereid een toelichting te geven op structuur en werkwijze van de activiteiten.
Een overzicht van de jaarverslagen van ECP is te vinden op deze pagina.