Uitbesteding en governance

Statuten
De stichting ECP werd sinds 13 januari 1998 opgericht op initiatief van VNO-NCW en het Ministerie van Economische Zaken.

De stichting ECP heeft ten doel het stimuleren van de ontwikkeling van Nederland als informatiemaatschappij door het scheppen van randvoorwaarden, het benutten van kansen die de toepassing van ICT biedt, het wegnemen van bedreigingen die daardoor kunnen ontstaan en het aanjagen van het debat over de betekenis van ICT en digitalisering voor de samenleving, met als resultaat het bevorderen van het maatschappelijk welzijn en het versterken van de concurrentiekracht van de Nederlandse economie en al hetgeen met vorenstaande verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin van het woord.

Hiertoe zorgt ECP voor:

1. het bieden van een open, onafhankelijk platform, zonder onderscheid naar publieke en private partijen, waarin stakeholders als overheid, brancheorganisaties, kennisorganisaties (zoals wetenschaps-, onderwijs- en onderzoeksinstellingen), aanbieders en gebruikers van diensten en producten, maatschappelijke organisaties en de politiek met elkaar van gedachten kunnen wisselen over ontwikkelingen in de informatiemaatschappij en ten aanzien van digitalisering in publiek-private samenwerking initiatieven kunnen starten om drempels weg te nemen;
2. het bevorderen van ‘awareness’ met betrekking tot de maatschappelijke betekenis van ICT en van digitalisering;
3. het zijn van een nationaal expertise-en coördinatiecentrum voor de stakeholders;
4. het agenderen, regisseren en met ondersteuning van de deelnemers leveren van een bijdrage aan het scheppen van de noodzakelijke randvoorwaarden;
5. het samen met de deelnemers en relevante stakeholders (in publiek private samenwerking) initiëren, coördineren en implementeren van nationale en internationale praktische (juridische, organisatorische, sociaal-maatschappelijke, economisch-financiële, informatiekundige, technische) hulpmiddelen ter ondersteuning van deze noodzakelijke randvoorwaarden;
6. het initiëren en stimuleren van onderzoek en proefprojecten, en bijdragen aan opschalings- en implementatietrajecten;
7. het verkennen, identificeren en inspelen met ondersteuning van de deelnemers op nationale en Internationale ontwikkelingen, trends, thema’s, kansen en bedreigingen;
8. het verzorgen van internationale representatie in opdracht van derden en/of ten behoeve van het Bestuur, en
9. het (in principe) publiekelijk verkrijgbaar stellen van de resultaten van voorgaande activiteiten.

Inrichting organisatie
De stichting ECP heeft een Bestuur, een Directie- en managementteam, een Raad van Advies en deelnemers.

Het Bestuur bestaat uit 5-12 leden die met algemene stemmen door de zittende bestuursleden worden benoemd (coöptatie). Uit hun midden kiezen de bestuursleden een voorzitter, secretaris en penningmeester. Deze laatste functies kunnen tegelijk door 1 persoon worden vervuld. De leden van het Bestuur worden niet bezoldigd, wel is daarop een uitzondering mogelijk. Dat is gedurende het bestaan van de stichting ECP slechts in één geval aan de orde geweest. Het huidige bestuur is onbezoldigd.

De Directie is uitbesteed. Zie “Werkwijze, uitbesteding van bureaufaciliteiten en waarborgen”.

De Raad van Advies heeft geen formele rol in de aansturing van de stichting en haar activiteiten.

Financiële structuur ECP
Deelnemers zijn organisaties die het doel van stichting ECP onderschrijven en willen deelnemen aan de activiteiten van de stichting. Er zijn verschillende soorten deelnemerschap, met verschillende niveaus van jaarlijkse bijdrage afhankelijk van de omvang van de organisatie en gewenste toegang tot enkele exclusieve bijeenkomsten.

In aanvulling op de inzet en financiële bijdragen van deelnemers van ECP en van partners in projecten en programma’s, vraagt ECP subsidies aan voor specifieke activiteiten in projecten die bijdragen aan de beleidsdoelen van overheidsorganisaties. De subsidieaanvragen en de uitvoering daarvan worden door de bevoegde controle instanties van de betreffende overheidsorganisaties gecontroleerd. Daarnaast controleert een onafhankelijke accountant in opdracht van het bestuur dat ECP voldoet aan de gestelde voorwaarden door subsidieverstrekkers en vanuit relevante wetgeving. Vanwege de neutrale rol en de aard van de werkzaamheden doet ECP zelf niet mee aan aanbestedingen voor opdrachten vanuit overheden.

Werkwijze, uitbesteding van bureaufaciliteiten en waarborgen
Stichting ECP brengt overheid, wetenschap, bedrijfsleven, onderwijs en maatschappelijke organisaties samen om kennis uit te wisselen en zo te werken aan een betrouwbare, kansrijke en veerkrachtige digitale samenleving. Diverse projecten, onderzoeken en debatten verbinden partijen en zetten de maatschappelijke betekenis van ICT op de agenda van politiek, overheid en bedrijfsleven. Vanuit deze rol ondersteunt ECP diverse programma’s en coalities, waarvoor zij subsidie ontvangt van diverse ministeries, en bijdragen van deelnemers. De omvang van de programma’s en subsidies worden over het algemeen per jaar vastgesteld en fluctueren van jaar tot jaar.

Het bestuur van stichting ECP heeft al vanaf het begin besloten om voor de uitvoering van de werkzaamheden geen personeel in dienst te nemen, maar de werkzaamheden, inclusief het voeren van de directie, uit te besteden aan een dienstverlener. Dat maakt de stichting flexibel bij de aanname en uitvoering van werkzaamheden. Daarnaast heeft deze werkwijze voor het bestuur van de stichting tot voordeel dat wanneer, als gevolg van een afname van het aantal aan de stichting verstrekte subsidies en opdrachten, een inkrimping van personeel noodzakelijk wordt, dit zonder financiële gevolgen voor de stichting op korte termijn gerealiseerd kan worden. Flexibele uitbreiding kan eveneens worden verzorgd door de uitvoerder wanneer de werkzaamheden juist toenemen. Met andere woorden de zorg voor de operatie en het personeel, is belegd bij de dienstverlener om de tijdsbelasting en operationele risico’s voor (onbezoldigde) bestuursleden van de stichting te minimaliseren.

De stichting ECP heeft als dienstverlener vanaf het begin gekozen voor ProSec (tegenwoordig LunaVia).  LunaVia is een onderneming (BV) met als doelstelling het ontzorgen van stichtingen en verenigingen en het bieden en onderhouden van een relevant netwerk. LunaVia bedient momenteel 7 klanten. Directeur-aandeelhouder A. van Bellen van ProSec/LunaVia is vanaf het begin betrokken als Directeur voor stichting ECP. Hij heeft de operationele verantwoordelijkheid voor de activiteiten van stichting ECP binnen de door het bestuur vastgestelde financiële en beleidsmatige kader en heeft een groot aandeel in het succes. In de loop der tijd zijn enkele andere personen, die als medewerker betrokken raakten bij de activiteiten van ECP, ingestapt als mede-eigenaar van LunaVia, al dan niet ook in een directierol voor ECP.

Ook in financiële zin is de samenwerking tussen stichting ECP en LunaVia volledig transparant voor de subsidieverstrekkende ministeries. Jaarlijks stelt het Bestuur, op enkele niveaus van expertise, uurtarieven vast voor de uit te voeren werkzaamheden. De subsidieverstrekker toetst deze tarieven en geraamde tijdsbesteding vervolgens aan marktconformiteit. De tarieven zijn altijd aan de onderkant van de tarieven die gangbaar zijn op de markt. Alle werkzaamheden die medewerkers van LunaVia uitvoeren voor stichting ECP, inclusief die van de directie, worden tegen de vastgestelde uurtarieven verrekend. Op alle werkzaamheden die stichting ECP uitvoert wordt onafhankelijke accountantscontrole toegepast. Per subsidie wordt ook een afzonderlijke accountantsverklaring afgegeven. Er zijn geen andere betalingen vanuit stichting ECP naar LunaVia. De (verkorte) jaarverslagen zijn te zien op de website van ECP.

Van belang is ook te melden dat het Bestuur van de stichting ECP besluit over het al dan niet aanvragen van subsidie of het aangaan, voortzetten of afronden van werkzaamheden en samenwerkingen van ECP, niet de Directie (behoudens waar dit valt binnen de kaders van het door het Bestuur vastgestelde Directiereglement). In die zin bepaalt het Bestuur dus de omvang van de inkomsten die LunaVia via ECP maximaal kan ontvangen.

Bereikte resultaten
Vanwege de inmiddels ruim 27 jaar van succesvolle uitvoering van publiek-private samenwerking, heeft stichting ECP een goede naam en reputatie opgebouwd bij alle relevante stakeholders in het veld van digitale technologie in Nederland.

Inmiddels zijn ruim 100 organisaties deelnemer en worden tientallen bijeenkomsten gehouden op terreinen als veiligheid op Internet, standaardisatie, IT-infrastructuur, AI, ethiek en ICT, privacy en duurzaamheid. Deze bijeenkomsten zijn over het algemeen openbaar toegankelijk en brengen duizenden mensen met elkaar in contact.

Door haar rol, ervaring en reputatie is ECP inmiddels hét platform voor alle stakeholders in de InformatieSamenleving. Dat is voor een groot deel de verdienste van de inzet, expertise én de neutrale en verbindende instelling van de medewerkers van LunaVia die voor ECP werken.

Onderzoek naar wenselijke aanpassingen
In de afgelopen jaren heeft het bestuur van stichting ECP geen reden gezien om de samenwerking met LunaVia te veranderen. Deze is immers in de praktijk zeer succesvol en is juridisch en financieel houdbaar. De opdrachtverstrekking aan LunaVia wordt periodiek geëvalueerd door het bestuur. Daarbij toetst zij op de geleverde kwaliteit, de kosten, de resultaten en op de toepassing van de geldende juridische en financiële regelgeving.

In de afgelopen jaren wordt daarbij ook – ingegeven door behoefte aan transparantie – de maatschappelijke wenselijkheid van deze samenwerking tegen het licht gehouden. Bevindingen en maatregelen die hieruit voortvloeien worden opgenomen in de jaarverslagen. Het bestuur van ECP heeft in 2025 de aanzet gegeven voor wederom een doorlichting van de governance die is gekozen voor de uitbesteding van de werkzaamheden. Daarvoor is advies gevraagd van een notariskantoor en accountant. Naar verwachting zal het bestuur van ECP in de eerste helft van  2026 de evaluatie afronden en vervolgens tot besluitvorming komen.

Een overzicht van de jaarverslagen van ECP is te vinden op deze pagina.

De statuten van ECP zijn via deze link te downloaden.